L’envoi, pour la première fois, d’un email professionnel, à votre employeur ou superviseur, afin de vous présenter peut être très déroutant. En effet, ce dernier est devenu le moyen de communication par excellence dans le monde du travail. Face à cela, savoir se présenter convenablement peut donner une bonne première impression, en plus de donner un bon coup de boost pour votre carrière. Dans cet article, on vous explique comment vous présenter dans un email professionnel, à travers des conseils et des formules spécifiques.
Comment entamer une présentation dans un e-mail professionnel ?
Le premier mail que vous enverrez à l’entreprise, dans laquelle vous venez d’être embauché, est décisif. En effet, ce sera la signature électronique personnelle de l’expéditeur du message. Face à cela, il est indispensable que le destinataire ait envie de le lire. Pour ce faire, l’élément principal est la première impression que donnera votre e-mail à travers sa structure. Commencez donc par la rédaction d’un objet de mail qui soit bref, concis et très clair. Car, à travers ce dernier, le destinataire doit saisir le message que va véhiculer la suite de la lettre, sans donner un surplus d’information. Dans le cas d’une présentation professionnelle, l’objet doit avoir le mot “Introduction” suivie de votre nom.
Ensuite, il faudra rédiger la lettre en elle-même en commençant par l’une des formules de salutations formelles. En effet, il est évident que les expressions familières, tels que salut ou coucou, sont à bannir. Dans les mails électroniques de présentation, vous pourrez utiliser :
- Cher Monsieur ;
- Chère madame ;
- Madame et / ou Monsieur.
Vous devrez choisir l’une de ses propositions, selon la situation de votre interlocuteur, les informations que vous avez et la manière dont vous désirez que votre mail soit perçu. Par exemple, lors de l’utilisation du mot “cher”, votre e-mail paraîtra plus présomptueux. Ajoutez à cela, que lorsque le sexe de votre interlocuteur ne vous a pas été communiquer, il est préférable de s’abstenir et de ne pas faire un choix au hasard.
Enfin, la dernière section de votre partie introduction sera la présentation. Ici, vous devriez d’abord donner votre nom et prénom en utilisant la formule : je me nomme, je m’appelle …etc. Juste après, vous devrez indiquer le poste ou le titre qui vous convient. Dans l’éventualité où vous disposez d’un nombre important de titres, l’expéditeur ne doit pas tout les mentionner. Et, vous devrez choisir que ceux que vous considérez comme étant pertinents. Car, dans la suite de la lettre, il vous sera possible de vous étendre, plus en profondeur, sur vos capacités, vos diplômes ou encore les postes dans lesquels vous avez exercé.
L’un des conseils les plus importants à retenir dans les mails de présentation est le choix de la langue. En effet, il est toujours préférable d’utiliser une langue que vous maitrisez pour éviter de faire des erreurs d’orthographe. Par exemple, dans un e-mail professionnel écrit en anglais, vous pourrez parler à votre destinataire en utilisant les pronoms “ you on your ». Tandis qu’en français, il est inadmissible de recourir au pronom “Tu”.
Attention : Ce pronom peut être considéré comme un manque de politesse. Par conséquent, il faudra uniquement utiliser le pronom “vous”.
Quels sont les conseils à suivre pour écrire le corps des mails de présentation professionnels ?
Vous devrez rédiger, avec attention, le contenu de votre mail de présentation. En effet, il faudra qu’il soit hiérarchisé, formel et éviter toute divagation inutile. Par conséquent, il est évident qu’il ne faudra pas expliquer votre projet professionnel, et ensuite écrire comment vous avez obtenu le contact de cette personne.
De ce fait, juste après avoir utilisé l’une des formules de salutations et vous être présenté, il est conseillé de justifier la manière avec laquelle vous avez eu le contact de cet interlocuteur. En effectuant cette démarche, vous donnez la version utilisée et les canaux employés pour l’acquisition de ses informations. Parmi les exemples de justification de contact, vous pourriez écrire qu’un responsable administratif vous la donne, qu’une personne de votre réseau vous la communique ou encore que vous l’avez trouvée sur un site en ligne.
En outre, dans le cas où vous l’auriez rencontré, lui ou son équipe, vous pourrez le lui rappeler. Grâce à cela, votre interlocuteur se sentira plus impliqué. Pour ce faire, vous pourrez lui indiquer l’événement qui vous a réuni ou encore lui envoyer une photo de vous en jpg pour l’aider à mieux se souvenir de vous.
Une fois que c’est fait, vous pourriez éventuellement indiquer l’intérêt qui vous unit. En adoptant cette démarche, votre email de présentation sera moins froid. Pour ce faire, vous pourriez éventuellement faire des recherches sur votre destinataire, en utilisant LinkedIn, Twitter ou d’autres réseaux sociaux. Néanmoins, il faudra éviter les intérêts jugés personnels. Et plutôt, privilégier les intérêts professionnels, tel que l’intérêt commun que vous portez à l’acquisition d’un client.
Que doit impérativement comporter un email de présentation professionnelle ?
L’objet pour lequel vous avez écrit ce message est la partie qui devra le plus prendre d’espace dans votre lettre. De ce fait, centrez votre communication dans cette partie de l’email. C’est votre situation qui déterminera le sujet à aborder. Par exemple, la formule “Je suis intéressé d’apprendre davantage sure …”, sera utiliser pour demander des informations supplémentaires.
Dans cette partie, il faudra s’assurer que l’objet de votre rédaction soit centré sur l’entreprise, le projet ou encore le travail d’équipe que vous espérez réaliser suite à cette présentation en ligne.
Comment clore un mail de présentation professionnelle ?
Une fois que vous avez choisi la version définitive de votre email professionnel de présentation, vous devrez réfléchir au contenu final de ce mail. Dans ce cas, ne lésinez pas sur les formules de politesse. De cette manière, l’email paraîtra formel, respectueux et chaleureux. Pour ce faire, vous pourriez éventuellement remercier l’interlocuteur du temps qu’il a consacré pour la lecture de votre lettre et de l’intérêt qu’il en a porté.
Ensuite, vous pourrez lui laisser d’autres moyens de vous contacter. Ou de lui proposer un rendez-vous pour une communication réelle et non en ligne.
Enfin, faites vos salutations en exprimant votre reconnaissance avec les formules :
- Sincères salutations ;
- Cordialement ;
- Sincèrement.
Et, n’oubliez pas d’imposer une signature électronique.
